Aktualisierte Stellungnahme zum Status der Gehaltsabrechnung der Hilfskräfte am KIT, 10. August 2012

Stand 10. August 2012:

Bei der Gehaltsabrechnung der studentischen Hilfskräfte am KIT kam es in den vergangenen Monaten leider zu Verzögerungen. Betroffen waren ein Teil der Hilfskräfte mit neu beantragten Verträgen. Nicht betroffen waren Mitarbeiter im Angestellten- oder Beamtenverhältnis. Es kam zu Verzögerungen in der Gehaltsauszahlung von etwa einem Monat. Mittlerweile ist der Rückstand in der Bearbeitung der Verträge vollständig aufgeholt. Alle Hilfskräfte, die einen gültigen Vertrag zum August oder davor besitzen, bekommen ihre reguläre Gehaltsabrechnung mit Ende des Monats August.

„Ich danke den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen der Dienstleistungseinheit Personalservice am KIT für Ihr tatkräftiges Engagement und ihre Bereitschaft, geplante Urlaube zu verschieben“, sagt Dr. Elke Luise Barnstedt, Vizepräsidentin für Personal und Recht am KIT. „Durch ihren Einsatz konnte die unerwartet hohe Zahl an Neuverträgen im Mai, Juni und Juli schnell abgearbeitet werden.“

Bereits im Juli und im August hatte das KIT jeweils zusätzlich eine halbtagstätige Mitarbeiterin eingesetzt, sodass ab dem 1. August eine ganze Sachbearbeiterstelle die Bearbeitung der Verträge beschleunigte. Zudem hat das KIT kurzfristig Mitarbeiter aus benachbarten Abteilungen zur Bearbeitung hinzugezogen, sodass der Rückstand von rund 1000 Verträgen schnell aufgeholt wurde und im August wieder Normalbetrieb herrscht. Noch in Bearbeitung sind etwa 50 Fälle, in denen notwendige Unterlagen wie Zeugnisse oder Anträge noch nicht eingereicht sind. Die Betroffenen werden zur Klärung im Laufe des Monats über ihr Institut angesprochen.

Mehrere Ursachen spielten bei der Verzögerung zusammen: Zum einen wurde am KIT im Frühjahr ein neues Softwaresystem eingeführt, dessen Einarbeitungs- und Justierphase leider zu Verzögerungen geführt hat. Vor allem aber war die Anzahl der neu beantragten Verträge mit studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften in den Monaten Mai und Juni mit 1500 statt 700 Fällen fast doppelt so hoch wie in Vorjahren. Dadurch konnte der Rückstand nicht wie geplant abgearbeitet werden und es verzögerte sich die Übermittlung der Vertragsdaten an das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV), welches die Überweisung der Gehälter übernimmt.

„Ich bedaure die entstandenen Verzögerungen sehr, weil ich weiß, wie dringend die Studierenden auf das Geld für den Lebensunterhalt angewiesen sind“, sagt Dr. Elke Luise Barnstedt, Vizepräsidentin für Personal und Recht am KIT. Um die Auswirkungen für die Studierenden so gering wie möglich zu halten, hatte das KIT neben der Aufstockung der Sachbearbeiter auch kurzfristige Abschläge für die Betroffenen in Absprache mit dem LBV veranlasst. Die KIT-Leitung war im ständigen und direkten Kontakt mit den Studierendenvertretern.

Zudem hatte das KIT bereits im Februar in einem Rundschreiben an die Institutsleitungen und Sekretariate auf die anstehenden Softwaresystemumstellungen und auf die damit einhergehenden Engpässe bei der Bearbeitung von Neuverträgen hingewiesen. Auch die Hilfskräfte wurden auf einer Personalversammlung im Mai und im Intranet über die aktuelle Lage informiert. Nunmehr wurden die Fakultäten und Institute in einem Rundschreiben gebeten, möglichst mehrmonatige Verträge mit studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften abzuschließen.

Stand 31. Juli 2012:

Bei der Gehaltsabrechnung der studentischen Hilfskräfte am KIT kommt es derzeit leider zu Verzögerungen. Betroffen sind ein Teil der Hilfskräfte mit im Frühjahr neubeantragten Verträgen. Nicht betroffen sind Mitarbeiter im Angestellten- oder Beamtenverhältnis. Derzeit kommt es bei etwa 1000 Betroffenen bei der Gehaltsüberweisung zu Verzögerungen von einem Monat. In wenigen Fällen kommt es zu Verzögerungen von 2 Monaten.

„Ich bedaure die Verzögerungen sehr, weil ich weiß, wie dringend die Studierenden auf das Geld für den Lebensunterhalt angewiesen sind“, sagt Dr. Elke Luise Barnstedt, Vizepräsidentin für Personal und Recht am KIT. „Wir versuchen die Auswirkungen für die Studierenden so gering wie möglich zu halten: Durch engen Informationsaustausch mit den Vertretern der Studierenden, die Anweisung von kurzfristigen Abschlägen und mit mehr Sachbearbeitern.“

Mehrere Ursachen spielen bei der Verzögerung zusammen: Zu einem wurde am KIT ein neues Softwaresystem im Frühjahr eingeführt, dessen Einarbeitungs- und Justierphase leider zu Verzögerungen geführt hat. Außerdem ist die Anzahl der neubeantragten Hilfskräftverträge in den Monaten Mai und Juni mit 1500 statt 700 Fällen fast doppelt so hoch wie in Vorjahren.

Dadurch verzögerte sich die Übermittlung der Vertragsdaten an das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV), welches die Überweisung der Gehälter übernimmt. Um die Verzögerungen so kurz wie möglich zu halten, haben KIT und LBV veranlasst, dass umgehend mit der Datenübermittlung ein Gehaltsabschlag an die neuen Hilfskräfte ausgezahlt wird. Um die Bearbeitung der Verträge weiter zu beschleunigen, hat das KIT ab dem 1. August eine weitere Sachbearbeiterstelle geschaffen. Bis zum Jahresende wird sich die Lage voraussichtlich normalisiert haben. Die KIT-Leitung steht im direkten Kontakt mit den Studierendenvertretern. Zudem hat sie bereits im Februar die Institutsleitungen über die anstehenden Softwaresystemumstellungen und auf die damit einhergehenden Engpässe bei der Bearbeitung von Neuverträgen hingewiesen. Auch die Hilfskräfte wurden auf einer Personalversammlung im Mai und im Intranet über die aktuelle Lage informiert.

„Wir freuen uns, dass immer mehr Studierende am KIT oftmals thematisch nahe an ihrem Studienfach als Hilfskraft tätig sind und ihr Studium so auch inhaltlich profitiert“, sagt. Dr. Barnstedt. „Wir werden am KIT daran arbeiten, dass wir den daraus resultierende Verwaltungsaufwand für alle Betroffenen zügig abgewickelt, und bitten um noch etwas Geduld, bis die Maßnahmen greifen.“

kes, 01./10.08.2012