Zu Recht wurde beklagt, daß es bis dato nicht möglich ist, in der E-Mail-Korrespondenz die OE-Zugehörigkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, also deren Zugehörigkeit zu Instituten oder Dienstleistungseinheiten der zentralen Dienste, zu erkennen. Der sgn. Display Name wird dieses Problem lösen. Er ist als Zusatzinformation zum Absender in der Mail enthalten und wird von allen marktüblichen Mailprogrammen an verschiedenen Stellen - etwa im Eingangs- und Ausgangsordner, im "An"-Feld oder im "CC"-Feld - anstelle der Mailadresse angezeigt.
Das KIT ist in der Lage, Display Names nach dem Baumuster Nachname, Vorname (Organisationseinheit) für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des KIT via Identitätsmanagement automatisiert zu erzeugen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des KIT führen dann im Display Name das Kürzel Ihrer Organisationseinheit (OE) in Klammern. Es wird stets nur eine OE angezeigt. Maßgeblich ist die Angehörigkeit zu einer OE ungeachtet der dort bekleideten Position. Detaillierte Informationen hierzu wie auch zum Aufgabengebiet des Mitarbeiters soll aus dem sgn. `Footer`, auch Signatur genannt, zu entnehmen sein.
Beispiel Institut
Prof. Dr. Heinz Mustermann, Leiter Institut ABC <heinz.mustermann@kit.edu> => Mustermann, Heinz (ABC)
Dr. Barbara Musterfrau, Wiss. Mitarb. Institut ABC <barbara.musterfrau@kit.edu> => Musterfrau, Barbara (ABC)
Katharina Musterfrau, Sekretariat Institut ABC <katharina.musterfrau@kit.edu> => Musterfrau, Katharina (ABC)
Beispiel Stabsstelle
Dr. Stephanie Musterfrau, Leiterin Stabsstelle XYZ <stephanie.musterfrau@kit.edu> => Musterfrau, Stephanie (XYZ)
Ina Musterfrau, Sekretariat Stabsstelle XYZ <ina.musterfrau@kit.edu> => Musterfrau, Ina (XYZ)
Die Vorteile der Lösung: Die Zugehörigkeit aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu ihren OE`s ist damit sowohl nach Innen, als auch nach Außen auf Anhieb zu erkennen. Zugleich erhält das KIT sich volle Flexibilität, denn bei einem OE-Wechsel oder einem OE-Namenswechsel bleibt die individuelle Mailadresse gleich, während der Display Name dynamisch, automatisiert und tagesaktuell geändert werden kann. Das Steinbuch Centre for Computing (SCC) arbeitet derzeit an der Operationalisierung, der flächendeckende Rollout ist für Ende des Jahres geplant.
